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Politique sur la protection des renseignements personnels

Le code d’Amnistie internationale est basé sur le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CAN/CSA-Q830-96). Il décrit l’engagement d’Amnistie internationale à l’égard principes du Code type de la CSA ainsi que sa façon d’y adhérer.

Objectif : Amnistie internationale reconnaît le droit de chaque personne à la protection de ses renseignements personnels, ainsi que la nécessité de se doter de pratiques de gestion de l’information qui respectent les normes nationales. Amnistie internationale veillera à ce que ses politiques et directives opérationnelles, guidées par les principes du Code de la CSA, régissent la gestion des renseignements personnels de ses membres, de ses donateurs, de son personnel et de ses bénévoles.

Portée : La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels de nature factuelle ou subjective concernant une personne identifiable recueillis, utilisés ou communiqués dans le cadre d’activités commerciales. Il incombe à Amnistie internationale Canada francophone de s’assurer que les personnes, groupes, organisations ou entreprises agissant à son compte ou en son nom dans le cadre d’une autorisation, d’une nomination ou d’un contrat connaissent et respectent les principes établis dans la Politique sur la protection des renseignements personnels d’Amnistie internationale Canada francophone (AICF).

Définitions

Renseignements personnels : Tout renseignement factuel ou subjectif, consigné ou non, concernant une personne identifiable. Il peut s’agir de tout type de renseignements, notamment l’âge, le nom, l’adresse postale et électronique, l’historique des dons, les données financières, les numéros d’identification, le revenu, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, les opinions, les évaluations, les commentaires, les mesures disciplinaires, les dossiers d’employé, les dossiers de crédit, les dossiers médicaux ou les documents relatifs à un différend.

Activité commerciale : Toute activité régulière ainsi que tout acte isolé qui revêtent un caractère commercial de par leur nature, y compris la vente, le troc ou la location de listes de donneurs, d’adhésion ou de collecte de fonds.

Consentement : Acceptation volontaire de ce qui est fait ou proposé. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite est expressément donné, verbalement ou par écrit. Sans équivoque, le consentement explicite ne suppose aucune inférence de la part de l’organisation qui cherche à obtenir le consentement. Il y a consentement implicite lorsque le comportement ou l’inaction de l’intéressé permet raisonnablement de conclure au consentement.
* Extrait du document « Protection des renseignements personnels : vos responsabilités, La Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques du Canada », décembre 2000.

Code de protection des renseignements personnels

Responsabilité : Amnistie internationale reconnaît sa responsabilité à l’égard de tous les renseignements personnels sous sa garde.
Cette responsabilité englobe notamment tout renseignement sous forme verbale, imprimée ou électronique, tels l’âge, l’adresse, les numéros de téléphone, les adresses électroniques, les numéros d’identification, le revenu, l’origine ethnique, les opinions, les évaluations, le statut social, les dossiers de crédit et les documents relatifs à des différends entre l’organisation et un donateur ou un membre.

Amnistie internationale veillera à intégrer une clause de protection des renseignements personnels à tout contrat conclu avec des personnes ou organisations, tant dans le champ d’application de l’organisation qu’à l’extérieur de celui-ci. L’organisation s’appuiera sur les principes énoncés dans son Code de protection des renseignements personnels pour l’élaboration, l’administration, la gestion et l’évaluation des renseignements personnels sous sa garde.

Afin d’assurer le respect du présent Code de protection des renseignements personnels, Amnistie internationale nommera une ou plusieurs personnes à qui il incombera de mettre en œuvre les principes ci-après et d’en assurer le respect. Les exigences à satisfaire par les candidats à ce poste sont énoncées dans les « directives opérationnelles » de la Politique sur la protection des renseignements personnels d’Amnistie internationale.

Détermination des fins : Amnistie internationale et les entités agissant en son nom en vertu d’une nomination ou d’un contrat doivent déterminer les fins auxquelles les renseignements personnels serviront avant de les recueillir.

Amnistie internationale s’efforcera de documenter et de définir clairement les fins auxquelles serviront les renseignements personnels avant de les recueillir et s’assurera de toujours communiquer ces fins au moment de la collecte. Amnistie internationale recueillera uniquement les renseignements personnels jugés nécessaires aux fins déterminées. Si l’organisation prévoit d’autres utilisations secondaires ou facultatives, elle les décrira aux personnes concernées et celles-ci pourront les refuser ou les accepter.

Amnistie internationale mettra tout en œuvre pour présenter en langage simple et direct les fins auxquelles elle utilisera les renseignements recueillis. Elle indiquera clairement pourquoi les renseignements personnels doivent être recueillis et comment ils seront utilisés. Tous les documents utilisés par Amnistie internationale et les entités agissant en son nom en vertu d’une nomination ou d’un contrat à des fins de collecte de renseignements personnels expliqueront, d’une manière compréhensible pour tous leurs destinataires, l’objectif, la pertinence et l’utilisation prévue des renseignements recueillis.

Les directives opérationnelles énoncent les méthodes et procédures à suivre pour veiller à ce que l’ensemble des documents pertinents utilisés pour recueillir des renseignements personnels respecte le « principe de détermination des fins ». Ces directives aideront le personnel de l’organisation à diriger les demandes d’information ou les plaintes relatives aux fins de la collecte vers la ou les personnes appropriées. Amnistie internationale est consciente de la diversité des besoins de ses membres et donateurs, et en tient compte dans ses directives opérationnelles.

Consentement : Amnistie internationale et les entités qui agissent en son nom en vertu d’une nomination ou d’un contrat s’assureront d’informer les personnes et d’obtenir leur consentement à cet égard avant l’obtention, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels, sauf dans des circonstances où cela serait jugé inapproprié.
Il incombe à Amnistie internationale d’expliquer en langage clair, simple et compréhensible les utilisations et les conséquences prévues, et d’obtenir le consentement avant d’utiliser les renseignements. L’organisation fournira ces explications sur tous les formulaires appropriés, les contrats et les formulaires accessibles au public. Les détails relatifs au respect de ce principe sont énoncés dans les directives opérationnelles.

Le consentement peut être explicite ou implicite, selon la situation. Dans la mesure du possible, Amnistie internationale tentera d’obtenir le consentement explicite.

Amnistie internationale reconnaît le droit des personnes de refuser la communication de leurs renseignements personnels à d’autres organisations sur une base de réciprocité à des fins de collecte de fonds. Amnistie internationale donnera à ses membres et donateurs la possibilité de refuser ce genre d’échange chaque année, par l’intermédiaire de son programme de publipostage. Amnistie internationale ne communiquera aucun renseignement personnel avant d’avoir donné à la personne concernée la possibilité de refuser.

Amnistie internationale reconnaît le droit des personnes de retirer leur consentement à l’utilisation de renseignements personnels en tout temps. Amnistie internationale donnera à ses membres et donateurs chaque année la possibilité de se retirer des échanges de noms, et à tous les trois ans, la possibilité de ne plus recevoir de publipostage. Cependant, ce principe s’applique sous réserve de restrictions juridiques et contractuelles et d’un préavis raisonnable.

De plus, ce principe est exclu dans des circonstances particulières d’enquêtes criminelles, de situations juridiques ou liées à la sécurité, d’urgence médicale ou en cas d’incapacité mentale ou physique. Amnistie internationale examinera ce type de situation avec le plus grand soin et la plus grande prudence.

Limitation de la collecte : Amnistie internationale veillera à ce que la collecte de renseignements personnels se limite aux seuls renseignements nécessaires aux fins déterminées par l’organisation. Les renseignements seront recueillis par des moyens justes et légaux.
Amnistie internationale recueillera les renseignements de manière directe et honnête, et après avoir obtenu le consentement de la personne concernée. En aucun cas elle ne recueillera des renseignements de manière inconsidérée. Aucun renseignement ne sera recueilli auprès de personnes liées, tels les membres de la famille ou les amis, à moins d’en avoir informé la personne concernée et que celle-ci y ait consenti, et ce, uniquement dans les cas où la situation l’exige.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation : Amnistie internationale doit s’assurer que les renseignements personnels sont utilisés ou communiqués exclusivement pour les fins auxquels ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée ne consente à d’autres utilisations ou que la loi l’exige. Les renseignements personnels seront conservés uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation de ces fins.
Amnistie internationale veillera à l’application du consentement à l’utilisation des renseignements personnels uniquement aux fins acceptées à l’origine par la personne concernée. L’utilisation prévue des renseignements sera présentée clairement à la personne concernée. Si les utilisations potentielles des renseignements sont complexes, toutes les possibilités d’utilisation futures doivent être définies et accompagnées d’options de consentement ou de refus de l’utilisation clairement présentées. Amnistie internationale s’assurera de répondre de manière ouverte et honnête à toutes les demandes d’information sur les utilisations prévues et les pratiques de communication des renseignements.

Les pratiques et procédures d’Amnistie internationale concernant la conservation des renseignements personnels seront clairement énoncées dans ses directives opérationnelles, y compris les périodes de conservation minimale et maximale.

Exactitude : Amnistie internationale veillera à ce que les renseignements personnels sous sa responsabilité soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils seront utilisés.
Les personnes concernées pourront demander de l’information sur les renseignements personnels qu’elles ont consentis à fournir à Amnistie internationale et examiner ces renseignements, sous réserve d’un préavis approprié. Les personnes concernées pourront mettre à jour ou corriger les renseignements personnels désuets ou inexacts.

Protection : Amnistie internationale doit protéger les renseignements personnels par des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements.
Amnistie internationale doit prendre toutes les mesures requises pour protéger les renseignements personnels sous sa responsabilité contre la perte, le vol et l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés. Ces mesures comprennent notamment des moyens physiques, organisationnels et technologiques. Ces mesures et procédures particulières seront énoncées dans les directives opérationnelles.

Transparence : Amnistie internationale doit mettre à la disposition du public des renseignements précis sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.
Amnistie internationale veillera à ce que ses politiques et procédures relatives à la gestion des renseignements personnels soient simples, claires et facilement accessibles dans divers formats, notamment sous forme électronique et imprimée. De plus, elle mettra à la disposition du public un exemplaire des lignes directrices de la CSA dans son manuel de politiques. Les personnes qui le demandent auront accès rapidement à ces documents et aux personnes responsables de la conformité à la Politique sur la protection des renseignements personnels.

Accès individuel : Amnistie internationale convient que toute personne est en droit, sur demande, d’être informée de l’existence, de l’utilisation et de la communication de ses renseignements personnels et d’obtenir l’accès à ces renseignements. Toute personne est en droit de contester l’exactitude et l’exhaustivité de ses renseignements personnels et de les faire modifier comme il convient.
Amnistie internationale répondra rapidement et honnêtement aux demandes relatives au type de renseignements qu’elle conserve, à l’usage qu’elle en fait et aux tiers à qui elle les communique.

Si, dans certaines circonstances, Amnistie internationale est dans l’impossibilité de fournir certains renseignements, elle fournira par écrit au demandeur une justification écrite expliquant lesdites circonstances. Les exemptions à cet égard seront limitées aux cas particuliers. Une exemption peut se justifier notamment par le coût, les références à d’autres personnes, des motifs juridiques ou de sécurité, ou un privilège relatif à un litige.

Possibilité de recours : Amnistie internationale convient de veiller à ce que les personnes concernées puissent déposer une plainte quant au non-respect des principes énoncés ci-dessus auprès des personnes responsables de la conformité de l’organisation.
Amnistie internationale mettra tout en œuvre pour répondre de manière ouverte aux demandes d’information ou aux plaintes relatives à sa façon de gérer, de recueillir et de communiquer les renseignements personnels.

Elle communiquera immédiatement le nom, le titre et l’accès aux renseignements de la personne responsable du respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels dans l’organisation. Le titre et les coordonnées de cette personne seront fournis dans les documents publics, tels les formulaires d’adhésion ou les dépliants.

Amnistie internationale s’assurera que chaque plainte est étudiée et que des mesures correctives appropriées sont prises pour régler la situation.

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