Organiser une collecte de fonds

Vous souhaitez participer au changement, mais ne savez pas comment vous y prendre ? Organiser une levée de fonds est un moyen divertissant et collectif pour nous aider à défendre les droits humains des plus vulnérables. Voici nos conseils.

Étape par étape

Organiser une collecte de fonds peut être un défi de taille lorsque l'on ne s'y connait pas. Pour vous aider dans la préparation de votre évènement, voici les facteurs à prendre en compte tout au long de son organisation.

 

  1. Le choix de l'évènement. Pensez au public cible et à votre stratégie. Combien de personnes ? Où l’événement se tiendra-t-il ? Quelle période de l’année serait la plus propice ? Soyez aussi réaliste quant au but fixé : commencez par organiser un premier événement à plus petite échelle, il sera toujours temps d’en revoir l’envergure.
  2. Le comité organisateur. Entourez-vous de personnes enthousiastes et dynamiques, tout en établissant clairement les échéanciers et les responsabilités de chacun·e. Ciblez les tâches en fonction des intérêts et des compétences de chaque organisateur, et discutez régulièrement avec eux pour y puiser de nouvelles idées. 
  3. La date de l'évènement. Choisissez soigneusement la date de l'événement tout en vous donnant le temps pour l'organiser. Assurez-vous que l'événement se déroule à un moment où les gens sont le plus disponibles : la fin de semaine, en soirée ou dans le cadre d'un horaire de travail typique. Pensez à tenir votre événement lors d’une journée significative et sans concurrencer la tenue d'autres rendez-vous d'envergure. 
  4. Le lieu de rendez-vous. Réservez le lieu de l’événement le plus longtemps possible à l’avance, et assurez-vous que les personnes travaillant sur les lieux de l’événement connaissent bien votre événement et sa cause. Prenez soin de confirmer votre réservation quelques jours avant la tenue de l’événement afin d’éviter tout problème.
  5. Assurance et règlements légaux. Vérifiez si l’endroit où se déroule votre événement possède les permis exigés par la loi. Des permis pourraient notamment être exigés par rapport aux heures d’ouverture et de fermeture, à la vente d’alcool, à la présentation de spectacles, etc. Une exposition d'oeuvres d'art ou un concert pourraient exiger une couverture d’assurance additionnelle.
    Les tirages et les concours organisés au Québec sont soumis à la loi sur les loteries et les courses. Un permis est généralement requis pour mettre de l’avant un événement comportant un volet loterie. Il est possible d'obtenir des renseignements requis en s’adressant à Loto-Québec.
  6. Budget. Élaborez un budget et essayez d’obtenir de la part des entreprises locales des commandites, des rabais sur les prix, du prêt d’équipement ou de la location de salles. En retour, vous pouvez leur offrir de la publicité gratuite dans le cadre de vos activités.
  7. Publicité. Vous pouvez avoir recours à tous les moyens que vous connaissez et contacter toutes les personnes susceptibles de vous aider lorsque viendra le temps de publiciser votre événement. Vous pouvez passer par vos réseaux sociaux, par la radio et par des journaux locaux, aux amis, à la famille, à vos collègues de travail, etc. Plus l’événement approche, plus la campagne publicitaire doit s’intensifier.

Mandatez une ou plusieurs personnes pour prendre photos et vidéos de l'événement. Nous serons très heureux de les partager sur nos plateformes numériques pour mettre de l'avant votre initiative. 

  1. Faire le bilan. Tout d'abord, il est important de remercier toutes les personnes qui auront contribué au bon déroulement de l'activité, et de dresser un bilan final avec eux pour connaitre les points forts et les points faibles de votre organisation. 
  2. Faire les comptes. Par la suite, vous pouvez dresser un court bilan de comptable et faire les comptes globaux de l'évènement, ce qui pourrait vous être utile lors de l'organisation d'une prochaine activité. Pour minimiser vos coûts, retournez le plus rapidement possible tout équipement loué ou emprunté. 
  3. Envoyer les fonds. Une fois ces étapes complétées, vous pourrez verser le montant de la levée de fonds à Amnistie internationale. Pour ce faire, simplement envoyer un chèque à l'ordre d'Amnistie internationale Canada francophone à l'adresse suivante : 50 rue Sainte-Catherine Ouest (bureau 500), Montréal QC H2X 3V4.

QUE POUVONS-NOUS FAIRE ?

Pour vous aider à faire en sorte que votre activité soit une réussite, nous pouvons vous accompagner dans votre démarche de différentes manières.

Nous serons heureux de vous offrir nos conseils et expertise quant à la planification de l'évènement, pour nous assurer que tout se passe comme vous le souhaitez. Nous pouvons aussi vous aider à faire connaitre votre évènement en le partageant sur nos différentes plateformes numériques, comme notre site web ou nos réseaux sociaux. Enfin, nous pouvons mettre à votre disposition une quantité limitée de matériel pour la mise en valeur de votre collecte de fonds, comme des bannières, des affiches, des autocollants, du matériel vidéo ou encore des cas de pétitions. 

Nous pouvons aussi faire appel à nos bénévoles pour vous aider lors de l'évènement, et vous fournir nos conseils quant au cadre d’émission de reçus pour fins d’impôt par Amnistie internationale.

Nous ne pouvons pas garantir que des membres du personnel ou des bénévoles seront présents pour vous soutenir et vous appuyer le jour de votre activité. Nous ne pouvons non plus prendre en charge les dépenses encourues lors de la planification ou de la tenue de l’événement, ou faire la demande de permis d’alcool, de licences de jeu ou d'équipement.